Formation à la bonne organisation d’un événement culturel – Module 1

Thème : La gestion de projet, La formation sur un domaine spécifique (médico-social, sport,...)
Organisateur(s) : Guid'Asso - Collectif formation des bénévoles Creuse

Initiation Gratuit 4h Présentielle

Public / Conditions d'accès

Tout public bénévole, pas de condition particulière d'accès

Descriptif de la formation

Cette formation vise à fournir les connaissances et les compétences nécessaires pour bien organiser un événement culturel.

Elle s’articulera en 4 temps : 2 temps théoriques de 3h à l’automne (module 1 et module 2), puis une journée complète au printemps pour amorcer les projets, et enfin une journée « Concert témoin » avec la mise en place d’un événement culturel grandeur nature à la Naute.

Ce premier module sera structuré autour des axes suivants :

1. Définir une programmation artistique

1.1 Comment programmer ?

Analyse des besoins et des attentes du public : Étudier le profil du public participant pour adapter la programmation.
Recherche d’artistes et de spectacles : Identifier des artistes et des spectacles correspondant à l’événement. Trouver des bookers et boites de production.

1.2 Structure ressources sur le département creusois

Réseau local d’artistes, de compagnies, de groupes : Identifier les ressources artistiques présentes dans le département.
Partenariats avec des associations culturelles locales : Travailler en collaboration avec des structures locales pour renforcer la programmation.

1.3 Licences d’entrepreneur du spectacle vivant (1, 2, 3)

Explication des différentes licences : Comprendre les spécificités et les obligations des licences 1, 2 et 3.
Procédure d’obtention : Démarches administratives pour obtenir les licences nécessaires.

1.4 Définitions et types de collaborations

Production, coréalisation, coproduction : Définir chaque terme et comprendre les différences.
Avantages et inconvénients : Analyser les implications financières et logistiques de chaque type de collaboration.

1.5 Contrats et conventions

Contrats de cession : Rédiger et comprendre les termes d’un contrat de cession artistique.
Sociétés en partage ou conventions : Structurer les accords de partenariat et de partage des bénéfices.

1.6 GUSO et cachets

Utilisation du GUSO (Guichet Unique du Spectacle Occasionnel) : Explication du fonctionnement et des avantages pour les organisateurs.
Calcul des cachets : Déterminer les rémunérations des artistes en fonction des conventions collectives et des obligations légales.

2. Aspects administratifs et logistiques

2.1 Déclaration à la Mairie ou Préfecture

Procédures et délais : Démarches à suivre pour déclarer l’événement auprès des autorités locales.
Documents nécessaires : Liste des pièces à fournir.

2.2 Mise en place de la billetterie

Choix des plateformes de billetterie : Sélectionner les outils et services pour gérer la vente des billets.
Suivi des ventes : Utilisation des logiciels pour suivre les ventes en temps réel.

2.3 Taxes sur la billetterie

Centre National de la Musique (CNM) : Explication des taxes et contributions obligatoires.
Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique (SACEM) : Gestion des droits d’auteur.
Société des Auteurs et Compositeurs Dramatiques (SACD) : Particularités des taxes pour les spectacles dramatiques.

2.4 Budget prévisionnel et frais annexes

Élaboration du budget prévisionnel : Anticiper les dépenses et les recettes.
Frais annexes : Planification des coûts supplémentaires (hébergement, repas, transport, bar, rider technique).

2.5 Services et logistique

Banque et financement : Gestion des finances et recherche de sponsors.
Communication : Quels outils utilisés pour élaborer une communication efficace
Sécurité : Engagement de services de sécurité pour l’événement.
Gestion des déchets : Organisation des gobelets réutilisables et des poubelles pour l’événement.

2.6 Demande de débit de boisson

Procédure : Démarches pour obtenir une licence de débit de boisson temporaire.
Réglementation : Respect des lois locales sur la vente d’alcool.

Conclusion
Cette formation fournira aux participants les outils et les connaissances nécessaires pour organiser avec succès un événement culturel, en respectant les aspects artistiques, administratifs, financiers et logistiques.