Formation à la bonne organisation d’un événement culturel – Module 2

Thème : La gestion de projet, La formation sur un domaine spécifique (médico-social, sport,...)
Organisateur(s) : Guid'Asso - Collectif formation des bénévoles Creuse

Perfectionnement Gratuit 4h Présentielle

Public / Conditions d'accès

Avoir suivi les modules précédents

Descriptif de la formation

Cette formation vise à approfondir les compétences nécessaires pour organiser et gérer des événements artistiques de manière professionnelle et efficace. Nous aborderons des aspects clés comme l’accueil des artistes et du public, la planification détaillée, la compréhension des documents techniques, la gestion des aspects techniques, ainsi que la coordination des bénévoles et salariés.

1. Comment bien accueillir ?

L’accueil est un élément crucial pour garantir le bon déroulement d’un événement. Cette section se concentrera sur les meilleures pratiques pour accueillir les artistes, le public et les partenaires :

Artistes : Créer un environnement accueillant et professionnel dès leur arrivée, assurer le respect des riders et des fiches techniques, et veiller à leur confort.
Public : Mettre en place un service d’accueil chaleureux et informatif, gérer les flux de personnes, et assurer une expérience agréable pour tous les spectateurs.
Partenaires : Accueillir les partenaires et sponsors de manière professionnelle, en les intégrant dans l’événement et en valorisant leur contribution.

2. Retro-planning

Le rétro-planning est un outil essentiel pour organiser efficacement un événement. Nous explorerons les étapes suivantes :

Définir les objectifs : Clarifier les objectifs de l’événement pour une planification ciblée.
Étapes clés : Identification des grandes étapes, des échéances et des jalons importants.
Coordination : Synchronisation des tâches entre les différentes équipes et intervenants.
Suivi et ajustements : Mise en place d’un suivi régulier pour ajuster le planning en fonction des imprévus.

3. Abécédaire

Comprendre les termes techniques utilisés dans l’organisation d’événements est crucial. Cette section couvrira les documents essentiels :

Rider : Document détaillant les exigences techniques et logistiques des artistes.
Fiche technique : Liste des équipements nécessaires pour la performance, incluant les aspects audio, lumière, et scène.
Feuille de route : Document de planification décrivant le déroulement de l’événement, de l’installation à la fin de la prestation.

4. Partie technique

La gestion des aspects techniques est fondamentale pour le succès de tout événement. Cette partie se concentrera sur :

Sonorisation : Mise en place et gestion du système sonore.
Éclairage : Installation et programmation des éclairages pour créer l’ambiance souhaitée.
Scène : Organisation de la scène, gestion des décors et des équipements.
Sécurité : Assurer la sécurité des installations techniques et du public.

5. Bénévolat et salariés : Qui fait quoi ?

La répartition des tâches entre bénévoles et salariés est essentielle pour une organisation fluide. Cette section traitera de :

Définition des rôles : Attribution claire des responsabilités à chacun.
Formation : Préparation et formation des bénévoles et salariés pour leurs missions respectives.
Coordination : Assurer une communication efficace et une collaboration harmonieuse entre toutes les équipes.
Reconnaissance : Valoriser le travail des bénévoles et salariés, et maintenir leur motivation.

Conclusion

Cette formation vous fournira les outils et les connaissances nécessaires pour organiser des événements artistiques réussis. Grâce à une approche détaillée et pratique, vous serez prêt à gérer tous les aspects de la planification, de l’accueil, de la technique et de la coordination des équipes. Rejoignez-nous pour développer vos compétences et garantir le succès de vos futurs événements !